Perhotelan

tugas front office hotel

Tugas-tugas Front Office di Hotel

Pengertian Front Office Hotel

Front Office Hotel merupakan sebuah divisi yang menjalankan tugas-tugas operasional serta pengelolaan tamu pada hotel. Terdiri atas resepsionis, concierge, serta bell boy atau penerima tamu, Front Office bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kepuasan dan kenyamanan tamu selama menginap di hotel. Divisi ini sering kali dianggap sebagai area paling penting dalam suatu hotel karena menjadi wajah publik pertama yang bersentuhan langsung dengan para tamu.

Front Office Hotel sendiri memiliki berbagai macam fungsi dan tujuan, seperti:

1. Menjaga Kepuasan Tamu

Salah satu tujuan utama dari Front Office Hotel adalah menjaga kepuasan tamu. Tim Front Office diharapkan dapat memberikan pelayanan yang terbaik selama tamu menginap di hotel. Hal ini meliputi memastikan keamanan, kenyamanan, dan memenuhi segala macam permintaan atau kebutuhan tamu. Oleh karena itu, Front Office Hotel harus memiliki tim yang handal dan terlatih.

2. Menjaga Hubungan Dengan Tamu

Front Office juga memiliki fungsi untuk menjaga hubungan baik dengan tamu, terutama dalam hal memberikan pelayanan informasi tentang aktivitas atau wisata yang bisa dilakukan di sekitar hotel. Sebagai contoh, tamu yang hendak berkunjung ke salah satu objek wisata selama di kota harus terlebih dahulu mengecek informasi di Front Office. Oleh sebab itu, tim Front Office harus selalu memperbarui informasi tentang aktivitas atau tempat wisata yang sekitar hotel.

3. Mengoptimalkan Fungsi Operasional

Fungsi operasional adalah kegiatan utama yang harus dijalankan oleh Front Office Hotel, seperti mencatat pemesanan kamar, menyambut semua tamu dengan ramah, memberikan informasi mengenai kamar dan biaya sewa, serta membantu pengaturan transportasi, baik itu mengganti uang atau membantu memesan taksi agar tamu dapat sampai ke tempat tujuan dengan aman.

4. Menghasilkan Keuntungan

Front Office Hotel juga memiliki fungsi dalam menghasilkan keuntungan bagi hotel. Salah satu contohnya adalah melalui penjualan paket perjalanan atau penawaran kamar dengan harga diskon. Dalam hal itu, Front Office dapat menjual berbagai produk atau promo dengan lebih kreatif untuk menarik minat tamu agar memilih hotel tersebut dibanding dengan saingan lainnya.

Dalam menjalankan fungsinya, Front Office Hotel juga harus memiliki sistem yang canggih untuk melakukan pencatatan dan pengelolaan informasi serta reservasi kamar. Hal ini sangat penting agar tamu dapat terlayani dengan cepat dan efisien. Di era digital sekarang ini, sistem reservasi juga dapat diakses oleh tamu menggunakan smartphone.

Jadi, Front Office Hotel menjadi satu unsur penting yang harus dijaga kualitas dan pengelolaannya. Peran utama mereka adalah melayani tamu dengan jujur dan sepenuh hati, sehingga tamu merasa dihargai dan puas selama menginap di hotel.

front office hotel

Menerima Tamu

Tugas utama dari front office hotel adalah menerima tamu dengan ramah dan memberikan layanan yang memuaskan. Staf front office harus dapat mengenali kebutuhan tamu, memberikan informasi tentang fasilitas hotel, dan membantu tamu yang membutuhkan bantuan. Selain itu, staf front office juga harus berperan sebagai mediator antara tamu dan departemen lain dalam hotel.

Check-in dan Check-out

Melakukan prosedur check-in dan check-out tamu juga menjadi tugas utama bagi staf front office hotel. Saat check-in, staf harus memproses data tamu, memberikan kunci kamar, dan memberikan informasi tentang fasilitas hotel serta aturan yang berlaku. Saat check-out, staf harus memastikan bahwa tamu sudah membayar tagihan dan memberikan receipt. Selain itu, staf front office juga harus merespons segala keluhan atau masalah yang dialami tamu selama menginap.

Reservasi

Staf front office hotel juga bertanggung jawab untuk memproses reservasi tamu, baik melalui telepon ataupun website hotel. Staf harus dapat memberikan informasi tentang ketersediaan kamar, harga, dan diskon yang mungkin ada. Selain itu, staf juga harus melakukan follow-up dengan tamu untuk memastikan reservasi tersebut benar-benar dilakukan dan memberikan konfirmasi.

Kebersihan Kamar

Meskipun tugas utama dari housekeeping, staf front office hotel juga harus memastikan kebersihan kamar terjaga. Staf harus memastikan bahwa kamar sudah siap digunakan oleh tamu, baik dari segi kebersihan maupun ketersediaan fasilitas yang ada. Staf juga harus memastikan ketersediaan amenitas seperti sabun, shampoo, dan handuk di kamar tamu.

Pengelolaan Data

Staf front office hotel juga bertanggung jawab untuk mengelola data tamu dan reservasi. Staf harus memastikan data tamu tersimpan dengan baik dan tidak disalahgunakan. Staf juga harus dapat membuat laporan tentang aktivitas hotel yang berguna untuk manajemen dalam mengambil keputusan bisnis.

Kesimpulan

Tugas-tugas front office hotel sangatlah beragam dan memerlukan kemampuan multitasking. Staf front office harus dapat berkomunikasi dengan baik, memiliki pengetahuan tentang fasilitas hotel, dan mampu mengatasi segala masalah yang muncul. Dengan melakukan tugas-tugas front office dengan baik, maka hotel dapat memberikan layanan yang memuaskan bagi tamu dan meningkatkan reputasi hotel dalam industri perhotelan.

Kemampuan Berkomunikasi yang Efektif

Kemampuan berkomunikasi yang baik sangat penting bagi staf front office hotel. Mereka harus mampu berkomunikasi dengan baik kepada tamu hotel, termasuk memberikan informasi yang jelas dan akurat tentang layanan hotel. Kemampuan untuk membaca bahasa tubuh tamu dan memiliki keterampilan dalam mendengarkan juga sangat penting untuk membangun hubungan yang baik antara tamu dan staf hotel.

Selain itu, staf front office hotel juga harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan staf hotel yang lain, seperti karyawan di bagian pelayanan kamar atau restoran hotel. Mereka harus dapat bekerja sama dengan baik sebagai satu tim untuk memberikan layanan yang berkualitas tinggi bagi tamu hotel.

Untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi staf front office hotel, mereka dapat mengikuti pelatihan atau kursus bahasa atau keterampilan komunikasi untuk membantu mereka berinteraksi dengan tamu hotel yang berasal dari berbagai negara dan budaya.

Staf Front Office Hotel

Kemampuan dalam Teknologi dan Sistem Informasi

Staf front office hotel harus terampil dalam penggunaan teknologi dan sistem informasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka dengan lebih efisien. Mereka harus mampu menggunakan sistem pemesanan hotel, mengatur reservasi dan mengorganisir informasi tamu dengan benar di database hotel.

Staf front office hotel juga harus mahir dalam penggunaan perangkat keras seperti mesin fotokopi, printer, dan telepon. Mereka juga harus mampu menggunakan perangkat lunak seperti program pengolah kata dan spreadsheet untuk mempermudah pekerjaan administratif di depan meja.

Untuk meningkatkan kemampuan dalam teknologi dan sistem informasi, staf front office hotel dapat mengikuti pelatihan atau kursus untuk belajar lebih lanjut tentang teknologi hotel dan aplikasinya dalam industri perhotelan.

Teknologi dan Sistem Informasi

Manajemen Waktu yang Baik dan Kemampuan Multi-Tasking

Kemampuan untuk mengelola waktu dengan efektif dan melakukan beberapa tugas sekaligus juga penting bagi staf front office hotel. Dengan banyaknya tugas yang harus dilakukan oleh staf front office hotel, seperti menerima panggilan telepon, mengatur reservasi, dan menangani tamu dalam waktu yang bersamaan, maka mereka harus memiliki manajemen waktu yang baik dan dapat terampil dalam dalam melakukan tugas yang berbeda secara bersamaan.

Kemampuan multi-tasking yang baik sangat diperlukan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan, tetapi staf front office hotel juga harus memahami batas kemampuan mereka dan menghindari terlalu banyak melakukan tugas sekaligus yang dapat menyebabkan kesalahan dalam bekerja.

Untuk meningkatkan kemampuan manajemen waktu dan kemampuan multi-tasking staf front office hotel, mereka dapat mengikuti pelatihan atau kursus spesifik yang difokuskan pada pengembangan kemampuan di atas.

Manajemen Waktu dan Kemampuan Multi-Tasking

Peluang Karir di Bidang Front Office Hotel

Jika kamu tertarik untuk bekerja di bidang perhotelan dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik serta orientasi yang tinggi terhadap pelanggan, karir di bagian front office hotel bisa menjadi pilihan yang tepat untukmu. Berikut adalah beberapa posisi yang dapat kamu tempati dan peluang karir yang tersedia di bidang front office hotel.

1. Resepsionis

resepsionis hotel

Posisi resepsionis adalah posisi paling dasar di bagian Front Office Hotel. Tugas utamanya adalah melayani tamu yang datang dan mengurus keperluan mereka, seperti check-in, check-out, serta memberikan informasi mengenai fasilitas hotel. Selain itu, resepsionis juga harus memiliki kemampuan komunikasi dan masuk akal yang baik untuk menyelesaikan keluhan tamu dengan cepat dan efektif.

Meski posisi ini relatif mudah dan tidak memerlukan kualifikasi pendidikan tinggi, namun tidak semua orang dapat bekerja sebagai resepsionis hotel. Selain kemampuan komunikasi yang baik, resepsionis juga harus memiliki sikap yang ramah, sabar, dan dapat bertindak tenang dalam situasi yang tidak terduga.

2. Petugas Reservasi

petugas reservasi hotel

Petugas reservasi bertanggung jawab untuk menerima dan memproses pesanan reservasi kamar dari tamu yang ingin menginap di hotel. Selain itu, petugas reservasi juga harus memberikan informasi tentang harga, fasilitas, dan layanan hotel, serta memastikan ketersediaan kamar pada tanggal yang diminta.

Posisi ini memerlukan kemampuan komunikasi yang baik untuk membantu tamu memilih jenis kamar yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka. Selain itu, petugas reservasi harus memiliki kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan mampu menyelesaikan tugas dengan cepat dan efisien.

3. Supervisi Front Office

supervisor front office hotel

Posisi Supervisor Front Office memegang peran yang penting dalam mengkoordinasikan kegiatan Front Office Hotel. Tugasnya meliputi memastikan bahwa semua staf berfungsi dengan baik, memastikan pelayanan yang baik dan responsif kepada tamu, menyelesaikan keluhan tamu dengan cepat dan efektif, serta memastikan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh hotel.

Meski posisi ini memerlukan pengalaman dan keterampilan yang lebih tinggi daripada posisi resepsionis atau petugas reservasi, namun peluang karir yang lebih baik juga tersedia untuk mereka yang mampu melaksanakan tugas dengan baik. Dengan mengambil pelatihan dan kursus yang relevan, Supervisor Front Office Hotel dapat menjadi manajer Front Office Hotel di masa depan.

4. Manajer Front Office

manajer front office hotel

Posisi Manajer Front Office Hotel adalah posisi puncak di bidang Front Office. Tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan Front Office Hotel, termasuk menyusun rencana dan strategi untuk meningkatkan kualitas pelayanan hotel.

Meski posisi ini memerlukan pengalaman dan keterampilan yang luas di bidang perhotelan, namun peluang bagi mereka yang mencari tantangan dan memiliki tekad kuat untuk mencapai tujuan karir mereka. Dengan mengambil kursus manajemen hotel dan akuntansi, serta memperoleh pengalaman kerja yang luas di berbagai posisi Front Office, seseorang dapat menjadi kandidat yang diinginkan untuk posisi Manajer Front Office Hotel.

Selain itu, manajer Front Office Hotel juga memiliki kesempatan untuk mengembangkan karir mereka ke arah manajemen hotel yang lebih tinggi, seperti Manajer Operasional Hotel, Direktur Hotel, atau bahkan menjadi General Manager Hotel.

Dalam kesimpulannya, peluang karir di bidang Front Office Hotel sangat menjanjikan. Dari posisi resepsionis hingga manajer Front Office Hotel, setiap posisi memiliki tanggung jawab dan peluang karir yang dapat membawa kita ke arah kesuksesan dalam bidang perhotelan.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Check Also
Close
Back to top button