Pembelian Staff dalam Industri Perhotelan: Peran dan Tanggung Jawabnya.
Pengertian Purchasing Staff dalam Industri Perhotelan
Purchasing staff dalam industri perhotelan adalah divisi yang bertanggung jawab dalam melakukan pembelian bahan-bahan yang diperlukan hotel. Bahan-bahan tersebut meliputi makanan dan minuman, peralatan dapur, linen, deterjen, hingga peralatan kebersihan. Tujuan dari keberadaan purchasing staff adalah supaya kebutuhan hotel dalam hal bahan-bahan tersebut dapat terpenuhi dengan baik, efektif, dan efisien.
Selain itu, purchasing staff juga dilibatkan dalam melakukan negosiasi dengan supplier bahan-bahan yang diperlukan agar dapat memperoleh harga yang lebih baik. Sehingga, hal ini membantu hotel dalam menghemat pengeluaran dan meningkatkan keuntungan.
Tidak hanya itu, purchasing staff juga bertanggung jawab dalam memastikan kualitas dari bahan-bahan yang dibeli. Hal ini penting sebagai bagian dari upaya hotel dalam memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan. Jika bahan-bahan yang digunakan berkualitas rendah, maka hal tersebut akan mempengaruhi kualitas produk dan pelayanan hotel secara keseluruhan.
Profesi sebagai purchasing staff juga membutuhkan keterampilan dalam merencanakan dan mengorganisir pembelian bahan-bahan secara sistematis. Selain itu, purchasing staff juga harus mampu bekerja sama dengan divisi yang lain seperti bagian accounting agar pembayaran terhadap supplier dapat dilakukan dengan tepat waktu.
Semua produk yang dibeli oleh purchasing staff akan diinput dalam sistem inventory atau persediaan barang. Dalam hal ini, purchasing staff juga bertugas dalam memastikan adanya ketersediaan barang yang cukup di setiap saat agar operasional hotel dapat berjalan dengan lancar dan terhindar dari kekurangan bahan.
Peran purchasing staff sangat penting bagi hotel agar bahan-bahan yang dibutuhkan dapat tersedia dengan baik dan berkualitas tinggi. Dalam setiap kerja harian, purchasing staff harus memiliki kemampuan yang baik dalam merencanakan, mengorganisir, dan menjalankan tugas mereka dengan baik dan efisien.
Jenis-jenis Tugas Purchasing Staff
Purchasing staff atau staf pembelian bertanggung jawab atas pemenuhan kebutuhan bahan atau inventory yang dibutuhkan oleh hotel. Kegiatan staf ini tidak terbatas hanya pada membeli barang atau bahan mentah dalam jumlah yang dibutuhkan. Ada banyak tugas lainnya yang dilakukan oleh staf purchasing ini, berikut adalah jenis-jenis tugas yang mereka lakukan:
1. Menentukan Vendor atau Supplier
Menentukan vendor atau supplier merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh purchasing staff. Hal ini harus dilakukan agar hotel dapat memenuhi kebutuhan bahan dengan harga terbaik serta kualitas yang baik. Oleh karena itu, purchasing staff harus memiliki pengetahuan tentang vendor atau supplier yang dapat dipercaya dengan memberikan harga yang lebih kompetitif tanpa mengorbankan kualitas.
2. Mencari Harga Terbaik
Purchasing staff harus dapat mencari harga terbaik dari vendor atau supplier yang telah dipilih. Mereka harus dapat melakukan negosiasi dengan vendor atau supplier untuk mendapatkan harga yang lebih rendah, khususnya jika mereka membeli dalam jumlah yang besar.
3. Memastikan Kualitas Bahan atau Produk
Tidak hanya harga yang dipertimbangkan ketika purchasing staff memilih vendor atau supplier, tetapi kualitas bahan atau produk juga sangat penting. Mereka harus memastikan kualitas bahan atau produk yang dibeli sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh hotel.
4. Memperbaharui Inventarisasi Barang
Setiap barang atau bahan yang dibeli oleh staf purchasing harus dicatat dan dimasukkan ke dalam inventarisasi barang atau pemantauan inventarisasi. Purchasing staff harus memperbaharui inventarisasi ini agar hotel dapat menghindari kekurangan bahan atau produk yang dapat berdampak pada kegiatan operasional.
5. Mengatur Pengiriman Barang
Setelah pembelian bahan atau produk selesai, purchasing staff harus mengatur pengiriman barang ke hotel. Mereka harus dapat mengatur dengan baik agar barang yang diterima dapat sesuai dengan schedule yang ditentukan, khususnya jika barang yang dibeli adalah bahan atau produk yang digunakan untuk kegiatan operasional hotel.
6. Mengatur Dokumen
Staf purchasing harus mengatur dokumen terkait dengan proses pembelian bahan atau produk agar dapat dilacak dengan mudah jika dibutuhkan. Dokumen seperti faktur pembelian, kwitansi, dan lain sebagainya harus diatur dengan rapi agar tidak ada kebingungan dalam pelaporan keuangan.
Kesimpulan
Dalam menjalankan jabatannya, purchasing staff harus memiliki pengetahuan tentang manajemen persediaan, penawaran dan permintaan, serta kemampuan dalam melakukan analisis untuk mendapatkan harga dan pemasok terbaik. Kemampuan organisasional dan analitis sangat diperlukan dalam posisi ini agar dapat memenuhi kebutuhan hotel dengan baik.
Kemampuan Negosiasi yang Baik
Penting bagi seorang purchasing staff untuk memiliki kemampuan negosiasi yang baik. Hal ini berguna dalam menentukan harga terbaik dari supplier yang ditawarkan untuk barang atau jasa yang dibutuhkan oleh hotel. Seorang purchasing staff haruslah pandai dalam memilih kata-kata serta memiliki kemampuan persuasif yang tinggi agar dapat mengajukan tawaran harga yang lebih rendah tanpa membuat supplier merasa terganggu. Selain itu, kemampuan negosiasi yang baik juga membantu purchasing staff dalam meraih penawaran khusus atau harga yang lebih baik dari supplier dalam jangka waktu yang lebih lama.
Seorang purchasing staff yang memiliki kemampuan negosiasi yang baik juga dapat mempertimbangkan strategi serta perspektif yang berbeda-beda, sehingga memperkuat kemampuan tim dalam mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Ini membantu mengurangi risiko dan meningkatkan kinerja bisnis hotel.
Pemahaman Terhadap Kebutuhan Hotel yang Mendalam
Menjadi seorang purchasing staff tidak hanya membutuhkan kemampuan negosiasi yang baik tetapi juga harus memahami betul akan kebutuhan hotel. Seperti ketika hotel memerlukan peralatan olahraga, seorang purchasing staff harus membawa contoh produk dan harga yang terbaik yang sesuai dengan kebutuhan hotel.
Pemahaman yang lebih dalam tentang kebutuhan hotel juga membantu purchasing staff dalam merencanakan dan menjalankan pembelian dengan lebih efektif. Waktu yang tepat untuk melakukan pembelian, jenis barang atau jasa yang tepat, ketersediaan pasar, dan perubahan harga barang atau jasa adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan pembelian. Seorang purchasing staff yang memahami kebutuhan hotel dengan baik akan mampu mengurangi kesalahan dalam pengambilan keputusan serta menghemat biaya hotel.
Dapat Bersinergi dengan Divisi Lain dalam Hotel
Purchasing staff bukanlah bagian dari divisi yang bekerja sendiri di hotel. Seorang purchasing staff harus mampu berkolaborasi dengan divisi lain seperti housekeeping, food and beverages, engineering, dan divisi lain agar dapat memahami kebutuhan mereka dalam melakukan pembelian.
Hal ini memungkinkan purchasing staff untuk membuat daftar kebutuhan dan permintaan dari masing-masing divisi. Kemudian, purchasing staff dapat mengintegrasikan permintaan tersebut ke dalam daftar pembelian. Ini memastikan seluruh kebutuhan operasional hotel terpenuhi dengan baik dan tepat.
Dalam kesimpulannya, purchasing staff memainkan peran penting dalam membantu memastikan biasanya berkelanjutan. Kemampuan negosiasi yang baik, pemahaman mendalam tentang kebutuhan hotel, dan kemampuan untuk bekerja sama dengan divisi hotel lainnya adalah tiga kriteria inti agar seorang purchasing staff dapat menyelesaikan tugas yang ditugaskan dengan efektif.
Hubungan dengan Supplier dan Produksi
Purchasing staff adalah posisi kunci yang akan mempengaruhi keberhasilan perusahaan, baik itu dalam hal keuntungan maupun kualitas produk. Oleh karena itu, menjalin hubungan yang baik dengan supplier dan produksi sangatlah penting. Apabila hubungan dengan kedua belah pihak terjalin dengan baik, maka purchasing staff dapat memperoleh harga yang terbaik dan kualitas yang memadai.
Salah satu cara dalam menjalin hubungan yang baik dengan supplier adalah dengan memberikan penanganan yang baik dalam kesulitan yang terjadi. Berikan solusi sesuai kebutuhan dan permasalahan yang muncul, sehingga supplier merasa dihargai dan tidak merasa diambil untung semata. Dalam menjalin hubungan dengan produksi, purchasing staff harus senantiasa memperhatikan supply chain dengan baik, dan dapat mempersiapkan segala kebutuhan produksi dengan baik.
Pentingnya hubungan yang baik dengan supplier dan produksi adalah untuk memperoleh keuntungan yang optimal. Dalam bisnis, harga yang murah bukanlah satu-satunya faktor untuk menghasilkan keuntungan, melainkan juga kualitas yang baik. Maka dari itu, purchasing staff harus mampu melakukan evaluasi dengan baik dalam memilih supplier dan mempertimbangkan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi kualitas produk.
Selain itu, purchasing staff juga harus mampu memenuhi kebutuhan produksi dengan tepat waktu. Jangan sampai kekurangan bahan baku atau material yang dapat memperlambat proses produksi. Sebaliknya, apabila terdapat kelebihan bahan produksi, jangan terburu-buru menghentikan produksi, melainkan dapat menjualnya ke supplier lain atau menyimpannya sebagai stok.
Peran purchasing staff dalam menjalin hubungan yang baik dengan supplier dan produksi membuat mereka lebih dikenal dan dihargai oleh rekan kerja di departemen lainnya. Secara tidak langsung, reputasi purchasing staff akan bertambah baik dan mempermudah kinerjanya dalam bekerja.
Secara keseluruhan, bila purchasing staff mampu memperoleh harga yang terbaik dan kualitas yang memadai dengan menjalin hubungan yang baik dengan supplier dan produksi, maka hal tersebut akan berpengaruh pada keberhasilan perusahaan. Karena itu, purchasing staff harus selalu menjalin hubungan kerja yang baik dan memperhatikan kebutuhan perusahaan secara menyeluruh.
Potensi Dampak Negatif Jika Purchasing Staff Kurang Baik
Purchasing Staff adalah sebuah pekerjaan yang memiliki tanggung jawab besar dalam pengadaan barang dan jasa di hotel. Kinerja purchasing staff yang kurang baik dapat berdampak buruk pada kegiatan operasional hotel, biaya yang tidak terkendali dan bahkan dapat merusak citra hotel. Berikut adalah lima potensi dampak negatif jika purchasing staff kurang baik dalam hotel:
1. Keterlambatan dalam pengadaan barang dan jasa
Keterlambatan dalam pengadaan barang dan jasa dapat memberikan dampak negatif pada kegiatan operasional hotel. Jika purchasing staff tidak mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dengan tepat waktu, pemesanan barang dan jasa akan tertunda dan dapat mengganggu operasional hotel. Hal ini dapat merugikan hotel dalam segi pelayanan dan pendapatan.
2. Tidak terpenuhinya standar kualitas barang dan jasa
Kinerja purchasing staff yang kurang baik dapat mengakibatkan tidak terpenuhinya standar kualitas barang dan jasa. Hal ini dapat mengakibatkan ketidakpuasan tamu dan merusak reputasi hotel. Sebuah Hotel harus mendapatkan barang dan jasa yang sesuai dengan standardisasi sehingga tamu merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.
3. Tidak sesuainya barang dengan spesifikasi yang diharapkan
Jika purchasing staff melakukan kesalahan dalam menentukan spesifikasi barang dan jasa yang diperlukan, maka bisa berdampak pada operasional hotel dan kepuasan tamu. Hal ini karena bahan yang dibeli tidak sesuai dengan kebutuhan. Contohnya, jika bahan masakan yang dibeli memiliki kualitas yang buruk, maka dapat mengganggu operasional dapur dan memengaruhi citra hotel.
4. Biaya pengadaan barang dan jasa yang tinggi
Jika purchasing staff tidak sesuai dengan prosedur dalam pembelian barang dan jasa, hal ini dapat menyebabkan biaya pengadaan barang dan jasa menjadi lebih tinggi dari yang seharusnya. Contohnya, buying staff membayar terlalu mahal untuk suatu barang, padahal harga yang seharusnya lebih murah.
5. Buruknya Hubungan dengan Supplier
Jika purchasing staff tidak berhubungan dengan supplier dengan baik maka harga materi dan barang akan menjadi lebih mahal dengan biaya pembelian yang lebih tinggi dan waktu pengiriman barang yang lebih lama. Ketika purchasing staff tidak membayar tepat pada waktu yang telah ditentukan maka hubungan antara hotel dan supplier menjadi kabur
Oleh sebab itu, kinerja purchasing staff harus tetap dalam standar yang baik agar hotel dapat mengurangi dampak negatif yang dapat terjadi pada pengadaan barang dan jasa. Sehingga operasional hotel dapat berjalan dengan baik dan membawa dampak positif bagi semua pihak yang terlibat.
Peran penting purchasing staff untuk kesuksesan hotel
Purchasing staff memegang peran krusial dalam mengelola pengadaan barang dan jasa di hotel. Tugas utama mereka adalah mencari dan memilih vendor yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan hotel dengan harga yang terjangkau dan kualitas yang baik. Kemampuan purchasing staff dalam melakukan negosiasi harga dan kontrak yang baik akan sangat berpengaruh terhadap keuangan hotel. Selain itu, purchasing staff juga bertugas untuk mengatur inventaris hotel agar tidak kekurangan atau kelebihan stok.
Pentingnya purchasing staff yang memiliki kemampuan yang memadai akan mampu memberikan dampak positif bagi hotel dalam hal efisiensi dan penghematan biaya. Hotel dapat memanfaatkan sumber daya termasuk anggaran yang tersedia secara efektif, sehingga dapat meningkatkan keuntungan serta menjaga kualitas layanan yang disediakan kepada tamu.
Kemampuan yang harus dimiliki purchasing staff
Ada beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh purchasing staff agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Di antaranya adalah:
- Negosiasi harga yang baik: kemampuan bargaining dan negosiasi harga menjadi sangat penting untuk meraih penawaran harga yang terbaik dari vendor, sehingga hotel tidak perlu merogoh kocek lebih dalam.
- Memiliki network yang luas: buying power dapat terbentuk dengan baik karena pengalaman purchasing staff untuk memilih vendor yang tepat yang sekaligus memiliki kualitas barang atau jasa terbaik.
- Mengerti akan kebutuhan hotel: purchasing staff harus memahami kebutuhan hotel secara mendalam sehingga bisa melakukan pengadaan barang sesuai dengan kebutuhan hotel.
- Mampu bekerja dengan sistem: purchasing staff harus mampu mengatur inventaris dan pengadaan barang secara terstruktur sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok barang.
Strategi Pengelolaan Purchasing Staff
Agar purchasing staff dapat bekerja dengan efektif dan efisien, manajemen hotel perlu merancang strategi pengelolaan purchasing staff, di antaranya:
- Melakukan training secara berkala: purchasing staff harus selalu diperbaharui pengetahuannya dalam mengelola pengadaan barang dan jasa.
- Menjalin hubungan dengan vendor: purchasing staff perlu menjalin hubungan dekat dengan vendor agar bisa mendapatkan harga yang lebih baik dan kualitas barang/jasa yang lebih terjamin.
- Menggunakan teknologi: menggunakan teknologi atau sistem pengelolaan inventaris dapat membantu purchasing staff dalam mengatur dan mengelola data pengadaan barang dengan lebih baik.
- Menjaga kualitas: quality control pada barang yang dipesan purchasing staff perlu dilakukan untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkan.
Strategi Pengembangan Purchasing Staff
Manajemen hotel bertanggung jawab untuk mengembangkan purchasing staff agar lebih siap dan mampu menghadapi tantangan di masa depan. Strategi pengembangan purchasing staff antara lain:
- Meningkatkan kemampuan: memberikan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan purchasing staff dalam melakukan tugasnya, seperti membaca laporan keuangan, mempelajari sistem pengadaan barang dengan teknologi terkini, dan mengikuti kursus-kursus yang relevan.
- Memberikan penghargaan: memberikan penghargaan atau insentif bagi purchasing staff yang berhasil mencapai target dan melakukan tugasnya dengan baik, seperti pemberian bonus atau promosi jabatan.
- Memberikan kepercayaan: memberikan kepercayaan kepada purchasing staff untuk mengambil keputusan resmi dan berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa yang telah disepakati bersama oleh pimpinan hotel.
Keuntungan Memiliki Purchasing Staff Yang Baik
Keuntungan memiliki purchasing staff yang baik dan berkualitas antara lain:
- Peningkatan efisiensi: purchasing staff yang mampu bekerja dengan efektif dapat menghemat waktu dan biaya, sehingga dapat meningkatkan efisiensi hotel secara keseluruhan.
- Meningkatkan pelayanan: hotel akan memiliki stok barang yang cukup dan berkualitas, sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan memuaskan bagi tamu hotel.
- Meningkatkan keuntungan: purchasing staff yang dapat mencari vendor terbaik dan melakukan negosiasi harga yang baik dapat meningkatkan keuntungan hotel secara signifikan.
- Menjaga reputasi: terpenuhinya kebutuhan hotel dengan barang/jasa yang berkualitas akan dapat meningkatkan reputasi hotel di mata tamu.
Penutup
Memiliki purchasing staff yang baik dan berkualitas adalah penting bagi keberhasilan sebuah hotel. Mereka berperan penting dalam mengelola pengadaan barang dan jasa, serta dapat meningkatkan efisiensi dan penghematan biaya bagi hotel. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen hotel perlu melakukan strategi pengelolaan dan pengembangan purchasing staff secara tepat dan mantap. Dengan demikian, hotel akan merasakan dampak positif yang signifikan dari keberadaan purchasing staff yang berkualitas.
